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DOKinform PersonalManager Empfehlung

Effiziente Verwaltung aller Personal Angelegenheiten

DOKinform® PersonalManager ermöglicht die vollständige sichere elektronische Verwaltung aller Personaldokumente von der Bewerbung bis zum Zeugnis. Zeiten der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Überstunden) sind sofort in der Personalakte bzw. dem zentralen Terminkalender sichtbar.

Nutzen und Vorteile

  • Stammdatenpflege 

  • Elektronische Aktenführung, schnelle Suche

  • Elektronische Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten

  • Zentraler Personalkalender

Anlage von Personalakten

DOKinform® PersonalManager unterstützt Sie bei der menügesteuerten Anlage von Personalakten und der Erfassung aller relevanten Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Personalnummer, Wohnort, steuerlich relevante Daten, interne Zuordnung zu Abteilung, Funktion, Vorgesetzter, Staatsangehörigkeit, bevorzugte Sprache der Kommunikation, u.v.m.)

Aktenstrukturplan

DOKinform® PersonalManager liefert einen Basis Strukturplan mit; dieser kann einfach und flexibel an individuelle Anforderungen angepasst werden.

Abwesenheits Management

  • Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten
    Die Beantragung einer Abwesenheit erfolgt direkt im ELO-Client (sofern der Benutzer einen ELO-Zugang hat), über ein mobiles Gerät (Smartphone, Tablet) oder über eine ELOapp im Webbrowser. Diese kann auch direkt in das eigene Intranet integriert werden.
    Nach dem Ausfüllen eines Formulares wird sofort geprüft ob noch ausreichend verfügbare Urlaubstage verfügbar sind. Nur bei positivem Ergebnis wird der Freigabeprozess über einen ELO-Workflow gestartet.
    Nach Freigabe durch den Vorgesetzen wird die Abwesenheit im zentralen Kalender eingetragen und der Antragsteller per E-Mail informiert. Auf Wunsch kann eine gesonderte Information direkt an die Personalabteilung erfolgen.
    Ein bereits genehmigter Vorgang kann durch die Personalabteilung ganz oder teilweise storniert werden, z.B. bei Erkrankung des Antragstellers.

  • Zentraler Abwesenheitskalender 
    Hier werden für alle Mitarbeiter(innen) die Art und Dauer der Abwesenheit automatisch eingetragen. Nur der jeweilige Vorgesetzte sowie die Personalabteilung haben darauf lesenden Zugriff.

  • Erfassung von Überstunden und Fehlzeiten:
    Krankheitsbedingte Fehlzeiten sowie genehmigte Überstunden können direkt von der Personalabteilung in der Personalakte erfasst werden.

Komfort, Sicherheit und Transparenz

Mit der elektronischen Beantragung und Freigabe der Abwesenheitsanträge geht ein großer Zeitgewinn einher. Anträge können nur noch bei vorhandenem Zeitkontingent gestellt werden. Die Weiterleitung an den Vorgesetzten und die Personalabteilung erfolgen ohne Zeitverlust, die Freigabe ist mit einem einzigen Klick sogar von mobilen Geräten möglich. Der Antragsteller wird sofort über das Ergebnis der Prüfung seines Antrages informiert.
Die elektronische Aktenführung erlaubt den schnellen parallelen Zugriff auf Personaldokumente, auch Standort übergreifend und von mobilen Geräten. Durch eine starke Verschlüsselung sind die Dokumente auch gegen unbefugten Zugriff z.B. durch Systemadministratoren geschützt.

Überführung von Papierakten in den PersonalManager

Vorhandene Dokumente aus Papierakten oder Dateiablagen (Fileserver) können in den DOKinform® PersonalManager überführt werden. Auf Wunsch werden diese Dokumente von ELO verschlüsselt.
Für die Übernahme von großen Papierbeständen besteht die Möglichkeit individuelle Barcode Etiketten zu drucken um die gesamte Digitalisierung und Indexierung der Akten zu beschleunigen.

Systemvoraussetzungen

DOKinform® PersonalManager erfordert ELOprofessional oder ELOenterprise Version 9.3 oder höher.
Je nach Aufgabe werden folgende ELO-Clients unterstützt:
- Anlage und Pflege der Personalakten: JavaClient
- Beantragung von Abwesenheiten: JavaClient, Browser, Mobile Geräte (Smartphone, Tablet)
- Genehmigung von Abwesenheiten: JavaClient, WEBclient, ELO Mobile Apps

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