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elektronische Personalakte

Die von DOKinform® angebotene Lösung für die Elektronische Personalakte deckt alle genannten Forderungen bzw. Funktionsbereiche ab und geht sogar noch darüber hinaus.

 

 

Folgende Funktionalitäten werden bereitgestellt:

  • Anlage und Pflege von Personalstammdaten

  • Ablage von sämtlichen Dokumenten beginnend von der Bewerbung über den Arbeitsvertrag, Anlagen, Schriftverkehr, E-Mail, Reisekosten, Bewertungen bis hin zu Kündigung und Zeugnis

  • Erstellung von Personaldokumenten auf Basis individueller Vorlagen (Word)

  • Erfassung von Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau)

  • Workflow basierender Prozess zur Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten

  • Beantragung direkt aus ELO, über mobile App (iOS, Android) oder über Integration in das Intranet des Unternehmens

  • E-Mail Benachrichtigung über Fortschritt der Anträge

  • Elektronischer Kalender mit allen genehmigten Abwesenheiten

  • Unterstützung bei der Digitalisierung bestehender Personalakten (optimiertes Scanverfahren)

  • Ausgefeiltes Berechtigungssystem, auf Wunsch Verschlüsselung der Personaldokumente

 

Nutzen und Vorteile

  • Steigerung der Effizienz, Zeitersparnis

  • Transparenz in Freigabeverfahren

  • Kostensenkung

  • Auflösung bzw. Verlagerung der Papierakten

  • Revisionssichere Archivierung

 

AbwesenheitsManager

  • Anlage und Pflege von Personalstammdaten

  • Erfassung von Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau)

  • Workflow basierender Prozess zur Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten

  • Beantragung direkt aus ELO, über mobile App (iOS, Android) oder über Integration in das Intranet des Unternehmens

  • E-Mail Benachrichtigung über Fortschritt der Anträge

  • Elektronischer Kalender mit allen genehmigten Abwesenheiten

  • Ausgefeiltes Berechtigungssystem, auf Wunsch Verschlüsselung der Personaldokumente

 

PersonalManager

  • Anlage und Pflege von Personalstammdaten

  • Ablage von sämtlichen Dokumenten beginnend von der Bewerbung über den Arbeitsvertrag, Anlagen, Schriftverkehr, E-Mail, Reisekosten, Bewertungen bis hin zu Kündigung und Zeugnis

  • Erstellung von Personaldokumenten auf Basis individueller Vorlagen (Word)

  • Erfassung von Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau)

  • Unterstützung bei der Digitalisierung bestehender Personalakten (optimiertes Scanverfahren)

  • Ausgefeiltes Berechtigungssystem, auf Wunsch Verschlüsselung der Personaldokumente

 

Was gehört in die Personalakte?

  • Angaben zum Personenstand, Personalfragebögen, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag einschließlich später erfolgter Änderungen

  • Bewertungen, Beurteilungen, Zeugnisse, Ausbildungsmaßnahmen, Berufsbildung, berufliche Entwicklungen, Fähigkeiten, Leistungen, Anerkennungen

  • Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer/in, Verträge über Darlehen und Werkswohnungen, Arbeitsunfälle, Urlaubsvertretungen, Pfändungen

  • Abmahnungen, Verwarnungen, Disziplinarbescheide, Rügen, Betriebsbußen

  • Informationen über Fehlzeiten, insbesondere über Urlaub, An- und Abwesenheitszeiten

  • Zeit- und Leistungserfassungsdaten, Arbeitsberichte, Akkordzettel, "Stempelkarten" bzw. entsprechend geführte Dateien

  • Kontenkarten, Erfassungsmedien und Aufzeichnungen im Rahmen der Lohn und Gehaltskontenführung, innerbetriebliche Forderungen, Abtretungen und Pfändungen, vermögenswirksame Leistungen, sozialversicherungsrechtliche Unterlagen

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